Reorganisatie

Historiek

In de boekentoren huist de zogenaamde centrale bibliotheek die doorgaans de Universiteitsbibliotheek wordt genoemd. De 11 faculteiten van de Universiteit Gent zijn verspreid in en rond de stad. In de jaren zestig besloot de centrale bibliotheek leeszalen te creëren in de faculteiten om zo diensten als interbibliothecaire bruikleen en de aankoop van referentiewerken en tijdschriften centraal te houden; in de loop van de jaren evolueerden sommige van deze leeszalen tot heuse faculteitsbibliotheken. Daarnaast had de universiteit nog zo'n 300 kleine onafhankelijke bibliotheken die deel uitmaken van de zogenaamde vakgroepen of seminaries, sommigen dateren zelfs reeds van 1907.

STeRproject

Eind 2000 gaf het Bestuurscollege van de universiteit de opdracht om het bibliotheeklandschap in kaart te brengen en om een nieuwe, werkbare en transparante structuur voor te stellen. Op hetzelfde ogenblik werd een grote reorganisatie van de administratie uitgevoerd in de universiteit waardoor de bibliotheek ook een andere plaats in het organogram kreeg. Eind 2000, begin 2001 werd het zogenaamde STeRproject gelanceerd waarin de Universiteitsbibliotheek onder de Directie Onderzoeksaangelegenheden werd ondergebracht.

Plan Bjornshauge

Lars Bjornshauge, de directeur van de Universiteitsbibliotheek Lund in Zweden, stelde een rapport op met een voorstel tot reorganisatie dat bekend staat als "Het netwerk. De reorganisatie van bibliotheek- en informatiediensten aan de UGent. Het werd door bestuurscollege goedgekeurd op 8/01/2004. Dit rapport geldt zowel voor de reorganisatie van de faculteiten als van de Universiteitsbibliotheek, die eerder de centrale bibliotheek werd genoemd. Het onderlijnt het belang van het samensmelten van kleine bibliotheken in de faculteiten want momenteel zijn er nog steeds 225 bibliotheken op meer dan 300 locaties. De faculteiten kunnen zelf kiezen voor een bibliotheek, een gedeelde bibliotheek met een verwante faculteit of de keuze voor thematische bibliotheken of campusbibliotheken. Welke structuur ze ook kiezen, centrale minimumeisen als openingsuren, diensten etc. moeten gerespecteerd worden.

Na de reorganisatie zal het netwerk van UGent bibliotheken de Universiteitsbibliotheek en faculteitsbibliotheken omvatten. Momenteel hebben de faculteiten van de Rechtsgeleerdheid, Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen, Economie en Bedrijfskunde, Diergeneeskunde, Psychologie en Pedagogische wetenschappen en Farmaceutische Wetenschappen reeds gecentraliseerde bibliotheken. In de andere faculteiten wordt onderhandeld. Sommige faculteiten hebben perfect werkende departementsbibliotheken die zullen uitgroeien tot grotere entiteiten en of campusbibliotheken. De Universiteitsbibliotheek coördineert de algemene bibliotheektaken, traint bibliotheekpersoneel en informeert de gebruiker door nieuwsbrieven en demo's.

Het was vrij duidelijk wat de faculteiten moesten gaan doen, maar de zogenaamd "centrale" bibliotheek, die werd omgedoopt tot Universiteitsbibliotheek, kreeg ook een nieuwe opdracht. In de vroegere structuur was er een hoofdbibliothecaris met verschillende aparte diensten: de centrale aankoop (vooral voor tijdschriften - gedrukt en elektronisch- en referentiewerken), de catalografie, de afdeling met kostbare werken, de bruikleen en interbibliothecaire bruikleen en de ICT-ploeg die de digitale bibliotheek voor de hele universiteit opvolgt.

Om deze structuur te doorbreken werd een nieuw organogram opgesteld met een managementteam, een digitale bibliotheek en een bewaarbibliotheek. De coördinator van de digitale bibliotheek en de coördinator van de bewaarbibliotheek zijn de links met het managementteam. De opdracht van de bibliotheek werd scherp omlijnd: de vier kerntaken zijn: een erfgoedbibliotheek zijn, een digitale bibliotheek, het netwerk van bibliotheken in de UGent aansturen en een studielandschap bieden in het schitterende van de Veldegebouw.

In de bewaarbibliotheek ligt de nadruk op het bewaren van papieren collecties. Aan de ene kant is dat de actieve collectie van de laatste eeuw, dit betreft werken die kunnen aangevraagd en ontleend worden. Aan de andere kant heeft de universiteit ook een belangrijke verantwoordelijkheid om het nationaal erfgoedpatrimonium te beschermen. Het unieke van sommige publicaties maakt de mogelijkheid om het te consulteren erg beperkt.

De bewaarbibliotheek groepeert de traditionele bibliotheektaken (bruikleen, catalografie, aankoop, kostbare werken, restauratie). Een nieuwe opdracht is de coördinatie van het samenvoegen van de passieve collecties vanuit de faculteiten in centrale depots. Deze depots (alfa[1] wetenschappen in de Boekentoren, beta[2] en gamma[3] wetenschappen in een extern depot) zullen mee worden opgevolgd door de Universiteitsbibliotheek.

In de digitale bibliotheek ligt de nadruk op de toegang tot elektronische bronnen zoals full text databanken, catalogi, bibliografieën beelden. De digitale bibliotheek werkt meer ad hoc en projectmatig. Hier gaat het meer om tijdelijke projectgroepen met leden uit de ICT-ploeg en de Bewaarbibliotheek en zelfs onderzoekers en studenten van buiten de bibliotheek.

De hele reorganisatie schitterde op papier maar de vonk en de motor ontbraken, iedereen bleef een beetje hetzelfde doen als voordien. Dankzij een dynamische vakgroep architectuur en ruimtelijke planning in de faculteit van Ingenieurswetenschappen, en ook dank zij een vernieuwde interesse voor het gebouw van de Boekentoren zelf en niet in het minst door de zeer waardevolle architectuurcollecties in de bewaarbibliotheek werd besloten om vijf jaar lang te focussen op het onderwerp van Architectuur en stedenbouw.


-----------------------------

(1) Alfa : Letteren en Wijsbegeerte, Rechtsgeleerdheid, Economie en Bedrijfskunde, Psychologie en Pedagogische Wetenschappen, Politieke en Sociale Wetenschappen
(2) Beta : Wetenschappen, Ingenieurswetenschappen, Bio-ingenieurswetenschappen
(3) Gamma : Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen, Diergeneeskunde en Farmaceutische wetenschappen

Universiteitsbibliotheek - Kort

Logo UGent